Πώς να προϋπολογίσετε τα έργα σας για να εξασφαλίσετε τη βιωσιμότητά τους
10/7/2015 Επιχειρηματικότητα  
Πώς να προϋπολογίσετε τα έργα σας για να εξασφαλίσετε τη βιωσιμότητά τους

Δεν υπάρχει καμία αμφιβολία ότι η κατάσταση στην Ελλάδα είναι κρίσιμη. Υπάρχει μεγάλη αβεβαιότητα για το τι μέλλει γενέσθαι. Όμως ό,τι και να γίνει, για να βγούμε από αυτή τη δύσκολη φάση, θα πρέπει να βλέπουμε μπροστά.

Οι άνθρωποι θα συνεχίσουν να επιχειρούν, θα συνεχίσουν να προσπαθούν να υλοποιούν τις ιδέες τους γιατί θα πρέπει να ζήσουν, να εξελιχθούν. Χρηματοδοτικά προγράμματα παγκόσμιων οργανισμών θα συνεχίσουν να υφίστανται. Η ζωή δεν σταματάει!

Σ' αυτή τη φάση λοιπόν, περισσότερο από ποτέ, είναι αναγκαίο να κάνουμε όλοι μας σωστή διαχείριση των πόρων που έχουμε στα χέρια μας. Και η επιστήμη της Διαχείρισης Έργου μας δίνει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για να αντιμετωπίζουμε τις προκλήσεις αποτελεσματικά.

Τώρα, περισσότερο από ποτέ, που οι οικονομικοί πόροι είναι περιορισμένοι, θα πρέπει να κάνουμε πολύ καλή εκτίμηση του κόστους των έργων μας, να τα προϋπολογίζουμε σωστά, ώστε να μπορούμε να δημιουργούμε ελάχιστες βιώσιμες επιχειρήσεις ή/και να διατηρούμε τις υπάρχουσες.

Το 85% των έργων που βρίσκονται στη φάση της υλοποίησης ξεφεύγουν από τον προϋπολογισμό τους. Οι λόγοι πολλοί. Ένας από αυτούς είναι η έλλειψη γνώσεων και ικανοτήτων κατά την εκτίμηση του κόστους του έργου. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού.

Γι' αυτό λοιπόν θα πρέπει όλοι μας να αρχίσουμε να αποκτούμε τα soft & hard skills ενός Διαχειριστή Έργου!

Τεχνικές Εκτίμησης Κόστους Έργου

Υπάρχουν τρεις (3) τεχνικές Εκτίμησης Κόστους ενός έργου ανάλογα με τη φάση του έργου και αυτοί είναι:

  1. Αναλογική Εκτίμηση (Analogous Estimation) : Είναι μία τεχνική που χρησιμοποιεί δεδομένα κόστους από παρόμοια ή ανάλογα έργα που έχουν υλοποιηθεί στο παρελθόν ώστε να υπολογισθούν οι μεταβλητές κόστους του παρόντος έργου. Χρησιμοποιείται συνήθως στην αρχή ενός έργου και δεν μπορεί να δώσει με ακρίβεια το πρόγραμμα κόστους (Sanghera, 2011).
  2. Εκτίμηση Τάξης Μεγέθους (Rough Order of Magnitude) : Είναι μία μέθοδος εκτίμησης της ακρίβειας του προτεινόμενου κόστους του έργου που συμβαίνει κατά τη φάση εκκίνησής του. Το εύρος αυτής της εκτίμησης είναι ±50% (Mulcahy, 2009).
  3. Εκτίμηση Προϋπολογισμού (Budget Estimate) : Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται κατά τη φάση σχεδιασμού ενός έργου και το εύρος της είναι από -10% έως +25% (Mulcahy, 2009).


Αυτό που πολύ συχνά απαντάται στην αγορά είναι το εξής: όταν «στήνουμε» ένα έργο ή όταν μας ζητείται μία προσφορά για το κόστος υλοποίησης ενός έργου, προσπαθούμε να δώσουμε έναν ακριβή, έναν οριστικό προϋπολογισμό. Έναν προϋπολογισμό ο οποίος δεν πρόκειται να ξεφύγει και τις περισσότερες φορές ερχόμαστε αντιμέτωποι με το να δουλεύουμε τελικά για ένα έργο τσάμπα (διότι όπως είπαμε το 85% των έργων είναι over budget). Γι' αυτό λοιπόν θα πρέπει να εξηγούμε στους συνεργάτες μας ότι οριστικό προϋπολογισμό μπορούμε να έχουμε μόνο μετά την ολοκλήρωση ενός έργου!

Τύποι Κόστους

Ας θεωρήσουμε ότι βρισκόμαστε στη φάση του σχεδιασμού του έργου, ένα βήμα δηλαδή πριν την έναρξη της εκτέλεσης των δραστηριοτήτων του. Ποια κόστη θα πρέπει να λάβουμε υπόψη μας για να συντάξουμε τον τελικό προϋπολογισμό μας;

  • Διοικητικά Κόστη : αυτά τα κόστη σχετίζονται με τις καθημερινές λειτουργίες που απαιτούνται για να υλοποιηθεί ένα έργο όπως λογιστική παρακολούθηση, τηλέφωνα, ΔΕΗ, ενοίκια κ.ά. Αυτά τα κόστη «μοιράζονται» συνήθως σε περισσότερα του ενός έργα και τότε έχουμε τα λεγόμενα Έμμεσα Κόστη. Δηλαδή δεν σχετίζονται άμεσα με ένα και μόνο έργο. Γι' αυτό θα πρέπει αν είμαστε πολύ προσεκτικοί ώστε να «χρεώνουμε» αναλογικά το κάθε έργο.
  • Κόστη Πόρων του Έργου : εδώ καταγράφουμε τα κόστη τα οποία σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητες ενός έργου και τα οποία αναφέρονται και ως Άμεσα Κόστη. Μπορεί να είναι εξοπλισμός, ταξίδια, αναλώσιμα που χωρίς αυτά δεν μπορούν να παραχθούν τα παραδοτέα του έργου μας. Σε ένα έργο δημιουργίας μιας εφαρμογής για κινητά τηλέφωνα θα χρειαστεί να αγοραστεί εξοπλισμός πχ. κινητά τηλέφωνα όλων των λειτουργικών συστημάτων ώστε να γίνουν οι απαραίτητες δοκιμές της εφαρμογής. Αν ένα κτίριο το νοικιάζουμε ή το αγοράζουμε για να εξυπηρετήσει αποκλειστικά και μόνο το έργο μας τότε το κόστος αυτό το συμπεριλαμβάνουμε σ' αυτήν την κατηγορία.
  • Κόστος Ανθρώπινου Δυναμικού : μισθοί, εργοδοτικές εισφορές και όλα τα έξοδα που σχετίζονται με τα άτομα που πρόκειται να αποτελέσουν τα μέλη της ομάδας έργου είτε αυτά θα δουλεύουν με πλήρες ωράριο είτε θα ασχολούνται με το έργο κάποιες ώρες. Ένα λάθος που κάνουν οι άνθρωποι που αυτοχρηματοδοτούν τα έργα τους είναι ότι δεν υπολογίζουν το κόστος της δικής τους εργασίας. Άρα λοιπόν εδώ καταγράφουμε ακόμα κι αυτό! Κάποιοι θεωρούν ότι αυτό το κόστος θα πρέπει να καταγράφεται στα άμεσα ή έμμεσα κόστη ανάλογα με τον αν ένας άνθρωπος ασχολείται αποκλειστικά ή όχι με το έργο. Όμως η εμπειρία μου μου έχει δείξει ότι το Κόστος του Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να αντιμετωπίζεται χωριστά. Γι' αυτό σ' αυτό το κόστος δημιουργούμε δύο υποκατηγορίες: Έμμεσο Κόστος Ανθρώπινου Δυναμικού και Άμεσο Κόστος Ανθρώπινου Δυναμικού για να μπορούμε να το παρακολουθούμε καλύτερα.


Σε κάθε έναν από τους προαναφερόμενους τύπους κόστους τοποθετούμε τα διάφορα επί μέρους κόστη, τις διάφορες κατηγορίες κόστους/κατηγορίες δαπανών.

Και μερικά Tips

Για να μην μας ξεφύγει κανένα κόστος (γιατί συνήθως αυτό γίνεται) θα πρέπει να:

  • Διενεργήσουμε εμπεριστατωμένη έρευνα αγοράς σχετικά με τα κόστη των πόρων του έργου (πχ πρώτες ύλες, εξοπλισμός κ.ά.)
  • Έχει γίνει πλήρης καταγραφή των πόρων που υφίστανται και θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν στο έργο με ταυτόχρονη κοστολόγηση αυτών
  • Συμμετέχουν όλοι οι εμπλεκόμενοι του έργου στη διαδικασία σύνταξης του προϋπολογισμού και ειδικά τα μέλη της ομάδας έργου που γνωρίζουν πολύ καλά το φυσικό αντικείμενο και τις απαιτήσεις σε πόρους ώστε να είναι δυνατή η παραγωγή των παραδοτέων
  • Υπάρχει μία ακριβής και καλά δουλεμένη Δομική Ανάλυση Έργου-Work Breakdown Structure (WBS) καθώς και το πλάνο του χρονοπρογραμματισμού
  • Λάβουμε υπόψη μας τους προϋπολογισμούς άλλων παρόμοιων έργων που έχουν υλοποιηθεί επιτυχώς
  • Υπάρχει Σύστημα Ελέγχου Αλλαγών ώστε να ενημερώνεται άμεσα και ο προϋπολογισμός γιατί πάντα οποιαδήποτε αλλαγή συμβεί σε ένα έργο έχει άμεσο αντίκτυπο στο κόστος του
  • Υφίσταται ένα καλά σχεδιασμένο Πλάνο Επικοινωνίας του Διαχειριστή Έργου με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη ώστε να υπάρχει άμεση ενημέρωση/πληροφόρηση για οποιαδήποτε αλλαγή συμβαίνει τόσο σε επίπεδο φυσικού αντικειμένου (και άρα απαιτήσεων και αναγκών) και χρονοπρογραμματισμού όσο και σε επίπεδο προϋπολογισμού
  • Έχει γίνει πλήρης καταγραφή των ρίσκων (θετικών και αρνητικών) και να υπάρχει συνεχής έλεγχος αυτών κατά την πορεία υλοποίησης του έργου


Τέλος, δεν θα πρέπει να είμαστε πολύ αισιόδοξοι ως προς τις ανάγκες σε πόρους γιατί η υπερβολική αισιοδοξία «σκοτώνει»!

Το κάθε project είναι ένα ταξίδι. Ένα ταξίδι υλοποίησης της κάθε ιδέας μας. Όταν πλέον έχουμε ολοκληρώσει τη σύνταξη του προϋπολογισμού μας (Εκτίμηση Προϋπολογισμού) θα πρέπει να αισθανόμαστε ότι ξέρουμε απ' έξω κι ανακατωτά κάθε πτυχή του, κάθε δραστηριότητά του.

Θα πρέπει να αισθανόμαστε ότι έχουμε κάνει ένα virtual ταξίδι της ιδέας μας και γνωρίζουμε πολύ καλά το κόστος αυτού του ταξιδιού.

Πηγές:

  • Mulcahy, R., 2009. PMP Exam Prep. RMC Publications, Inc., p. 237.
  • PMBOK, 2013. A Guide to the Project management body of Knowledge (PMBOK), fifth edition. NY:PMI
  • Sanghera, P., 2011. CAMP In Depth: Certified Associate in Project Management Study Guide for the CAPM Exam. Course Technology. CENGAGE Learning, p. 171.


Δήμητρα Ζερβάκη

Η Δήμητρα Ζερβάκη είναι Σύμβουλος Ανάπτυξης & Καινοτομίας σε διάφορα πεδία της Διοίκησης Επιχειρήσεων καθώς και στο πεδίο της Προστασίας και Αξιοποίησης της Βιοποικιλότητας. Το όραμά της είναι να συμβάλλει στη δημιουργία μιας καλύτερης κοινωνίας μέσω της επίτευξη του «well-being» των ανθρώπων συνδυάζοντας τις γνώσεις που απέκτησε σπουδάζοντας Γεωπονία (ΑΠΘ) και Διοίκηση Επιχειρήσεων (Executive Master of Business Administration). Έχει πιστοποιηθεί ως Project Management Professional (PMP) από το Project Management Institute (PMI-USA) καθώς και ως Εκπαιδεύτρια Εκπαιδευτών (Train the Trainers) από το Staregister. Επίσης είναι υπέρμαχος της χρήσης της σύγχρονης τεχνολογίας σε όλα τα επίπεδα δράσης (ICT-Web2-3 tools, social media, blogs, internet sites) και έχει πιστοποιηθεί ως ειδικός του Gamification. Εργάζεται πάνω από 15 χρόνια ως ελεύθερος επαγγελματίας στα αντικείμενα της Διαχείρισης Έργων, της Αειφόρου Καινοτόμου Επιχειρησιακής Ανάπτυξης, της Εκπαίδευσης Ενηλίκων-Προσωπική Ανάπτυξη-Ανάπτυξη Ικανοτήτων και της Περιβαλλοντικής Εκπαίδευσης και Ευαισθητοποίησης. Πιστεύει ότι οι άνθρωποι μπορούν να επιδείξουν ηγετική συμπεριφορά και να επιτύχουν σε ότι αναλαμβάνουν αρκεί να έχουν συγκεκριμένο όραμα, να ακολουθούν ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης, να είναι ακέραιοι και να έχουν τη βοήθεια των συνανθρώπων τους και αυτό το εκφράζει και το προωθεί μέσω των δραστηριοτήτων της.

Πηγή: epixeiro.gr